出纳做账的基本流程(出纳的基本工作及基本工作流程)

出纳人员的工作关系到企业货币资金的安全与完整。为避免出差错而给企业带来经济损 失,出纳人员要严格按照规定的程序办理相关业务。

1、资金支出的基本程序

办理资金支出是出纳的一项重要业务,也是出纳最容易出问题的地方。为此,在办理资 金支出时,出纳人员应时刻保持认真谨慎的工作态度,并按照特定的程序进行。

首先,要明确

支出的金额和

在支付任何一笔资金前,出纳人员都应该明确支出的金额、收款人数

用途,而不能对其所支出的资金一概不知。

用途

①明确收款人。出纳人员应严格按合同、发票或有关依据记载的收款人进行付款。对于代为收款的,应当出具原收款人证明材料并与原收款人核实后,方可办理付款手续。

②明确付款金额。出纳人员应清楚准确的付款金额,以合理安排款项。

③明确付款用途。对于用途不明的,出纳人员可以拒付;对于不合法、 不合理的付款,出纳人员应当坚决给予抵制,并向有关领导予以汇报,行使出纳人员的工作权力。

第二,要审查相关的付款审批

付款时,出纳人员还要严格审查付款单证。付款单证是由经办人填制的,要注明付款金额和用途,并要对付款事项的真实性和准确性负责。

①有关证明材料或证明人的签章。如果涉及到实物,应当有仓库管理员或实物负责人的签收;如果涉及到差旅、销售费用等,应当有证明人或知情人加以证明。

②有关领导的签字。收款人应持证明手续完备的付款单据,报有关领导审阅并签字。只有经过审批的付款单据,出纳人员才能给予付款。

③到财务部门办理付款。收款人应持内容完备的付款单证,报经会计

审核后,才能由出纳办理付款。

最后,办理付款

办理付款是资金支出中最为关键的一个环节,出纳人员应当特别谨慎, 因为款项一旦付出以后才发现出差错是很难追回的。

①严格核实付款金额、用途及有关审批手续。

②对于现金付款,双方应当面点清,在清点过程中如果发现短缺、假钞等情况,要由出纳员负责。

③对于银行付款,在开具支票时,出纳人员应认真填写各项内容,保证要素完整、印鉴清晰、书写正确。办理转账或汇款时,出纳人员书写准确、清晰、完整,保证收款人能按时收到款项。如果是现金支票,应附领票人的姓名、身份证号码和单位名称等。

④付款金额经双方确认后,出纳人员应让收款人在付款单据上签字并加盖“付讫”章。如未转账或汇款的,银行单据可以直接作为已付款证明。

⑤在确认签字后,再发现现金短缺或其他情况,应由收款经办人负责。

还有一种特殊情况,那就是

付款退回

对于因特殊原因造成支票或汇款被退回的,出纳人员应当立即查明原因,如因我方责任引起的,应换开支票或重新汇款,不得借故拖延;如因

对方责任引起的,应由对方重新补办相关手续方可办理付款。

2、资金收入的基本程序

根据规定,企业收入的现金应于当日送存开户银行,如果收进的现金是银行当天停止收款以后发生的,也应在第二天送存银行。当日送存确有困难的,由开户银行确定送存时间。 实际工作中,资金收入的基本程序是这样的:

对于收到的背书支票和其他代为付款的情况,应由经办人加以注明。

③为了保证账实相符,收到销售或劳务性质的收入时,出纳人员应当根据有关的销售或劳务合同确定收款额是否按协议执行,并对预收账款、当期实现的收入和收回以前欠款分别进行处理,保证账实相符。

④收回代付、代垫及其他应收款(包括单位为职工代付的水电费、房租、保险金、个人所得税,职工的个人借款和差旅费借款,单位交纳的押

金等)时,出纳人员应根据账务记录确定其收款额是否一致。

接着,清点收入并开具票据

确定款项的来源和数目后,出纳人员还要对资金进行清点核对,清点时应仔细谨慎,不能马虎。

①清点现金。对于现金收入,出纳人员应当与经办人当面点清。在清点过程中,如果发现有短缺、假钞等特殊现象时,要及时指出,并由经办人负责。

②银行核实。对于银行结算收入,出纳人员应与银行相核实,在取得银行有关的收款凭证后,才能确认收入,进行账务处理。对于电话询问或电话银行查询,则只能作为参考,不能据此入账,必须在取得银行有关的收款凭证后才能确认收入。

③清点核对无误后,出纳人员要按规定开具发票或内部使用的收据。一切现金收入都应开具收款收据,即使有些现金收入已有对方付款凭证, 也应开出收据交付款人,以明确经济职责;收入现金签发收据与经手收款, 按要求也应当分开,由两个经办人分工办理,如销货收入应由经销人员负责填制发票单据,出纳人员据以收款,以防差错与作弊。

如果收入金额较大,还应及时上报有关领导,以便于资金的安排调度。手续完毕后,在有关收款收据上加盖“现金收讫”章和出纳人员个人名章。

在清点的过程中,出纳人员应该认真对待,一丝不苟,否则一旦在开

出单据后才发现现金短缺或假钞,就应由出纳人员负责,赔偿损失。

由于某些特殊原因,如支票印鉴不清、收款账号错误等导致收入退回

的,应由出纳人员及时联系有关经办人和对方单位,重新办理收款。

(三)出纳的账务处理程序

在企业里,出纳通常也是需要负责一部分账务处理的。大体上来说,出纳的账务处理程序与会计的账务处理程序基本一致,但相对而言会较为简单些。它的具体账务处理流程是这 样的:

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